人に説明するときにもっと分かりやすく説明できればともどかしく感じることはありませんか。
仕事でも、上司への報告、部下への指導、プレゼンテーション、商談などわかりやすい説明が求められる場面があります。
ここでうまく説明ができると社内での評価が上がること間違いありません。
PREP法とは
PREP法は、
- Point：結論
- Reason：理由
- Example：具体例
- Point：結論
の流れで情報を伝える文章構成のことを言います。
PREPとは「Point・Reason・Example・Point」の頭文字を取った言葉です。
メリット
要点が伝わりやすい
相手に要点が伝わりやすいことが一番のメリットです。
結論から先に伝えるため、相手が内容を理解しやすいです。
相手は「何が言いたいかわからない」となりにくいです。
説得力が生まれる
結論を伝えた後に、結論に至る理由や具体例を伝えることができます。
理由に裏付けられた論理的な文章が作れるようになり、内容に説得力が生まれます。
結論を最初と最後に繰り返し伝えることによって、相手に理解されやすいです。
文章作成やプレゼンに役立つ
文章やプレゼンを構成する際にPREP法が役立ちます。
文章構成をPREPの順番に伝えたい情報を当てはめることで簡単に文章が作れます。
文章構成を意識することでスピーチ力も向上します。
情報を整理する習慣が身につく
PREP法を意識的に使うことによって情報を整理する習慣が身に付きます。
PREP法を使う際に頭の中で一度情報を整理する必要があるからです。
情報を整理することによって、理解度が深まります。
デメリット
押しつけがましい印象を与えてしまうことがある
PREP法を用いることで、相手にわかりやすい文章を作成することができます。
一方で最初と最後に結論を伝えるので何度もアピールされて押しつけがましい印象を与えてしまいます。
これを避けるために、言い回しや言葉選びには気を付ける必要があります。
慣れるためのトレーニングが必要
PREP法は文章構成のフォーマットですが、ただ当てはめればよいというものではありません。
結論、理由、具体例を考え、どれを当てはめるのか選ぶのは自分で行う必要があります。
適切な情報を適切な場所に当てはめることができなければよい文章は作れません。
結論、理由、具体例にはつながりがあるか、どのような内容にするかを考える能力を見つける必要があります。
長文や感情に訴える文章には向かない
物語などは起承転結の構成で、最後にオチを持ってくるのが一般的です。
そのためPREP法のように最初に結論を持ってくると物語の面白さが半減することがあります。
PREP法は論理的に伝えるための文章構成のため、相手の感情に訴えるような文章には不向きといえます。
PREP法を活用する場面
報告
時系列準にだらだらと書かれた文章では要点が分かりにくく、よく思われません。
結局、相手に要点が伝わらず、内容の補足説明をするよう促されます。
PREP法を使って簡潔でわかりやすい報告をすることでわかりやすく、無駄な時間を減らすことができます。
就職活動・面接
PREP法は書類選考や面接などの就職活動のシーンにおいても活用できます。
志望動機や自己PRは、「わかりやすい文章か」「論理的に考えることができているか」などを見られることも多いです。
相手にわかりやすく伝えることができることは採用した後に活躍する姿が想像しやすいため、面接官に高評価を得やすいでしょう。
プレゼンテーション
提案内容が魅力的でも、伝え方が悪いと相手に魅力が伝わりません。
プレゼンテーションでPREP法を活用することで相手も理解しやすくなり、正しく内容を伝えることができます。
わかりやすい文章は相手にストレスを与えにくいため、良い印象を与えることができるでしょう。
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